Cómo planificar una reunión de trabajo

En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. Además hay otros motivos de queja a la hora de llevar a cabo una reunión de trabajo:

  • Escasa preparación.
  • Pocos acuerdos.
  • Escasa participación.
  • Asistentes no implicados.
  • Mala dirección.
  • Falta de objetivos.
  • Falta de comunicación con el grupo.
  • Mala presentación.
  • Duración excesiva.
  • Divagaciones.

Para evitar esto deben seguirse algunas recomendaciones a la hora de planificar, convocar y llevar a cabo una reunión.

REUNIÓN DE TRABAJO

 

1. Convocar la reunión: 

  • Establecer una agenda
  • Tener claros los objetivos de la reunión
  • Decidir quienes serán los convocados
  • Decidir el día y hora del encuentro
  • Quién lo va a comunicar
  • Quién lo moderará

2. Planificación:

Sin una planificación adecuada los asistentes probablemente sentirán que están frente a una situación improvisada, y que están perdiendo el tiempo. También hay que determinar quién será responsable de poner por escrito los acuerdos a los que se llegue.

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3. La sesión

  • Revisión de la sala de reuniones y del material. Comenzar a tiempo y hacer apagar los móviles.
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
  • Seguir el desarrollo previsto en el plan.
  • Promover la participación.
  • No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión.
  • Moderar y controlar el debate.
  • Resumir el debate y las conclusiones y cerrar la reunión positivamente.
  • Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
  • Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
  • Agradecer la participación de los asistentes.
  • Terminar a la hora prevista.
  • Levantar acta. El secretario es la persona idónea para anotar los acuerdos adoptados y preparar el borrador del acta. Y hacer que el acta se distribuya lo antes posible.

4. Tomar una actitud positiva hacia los conflictos

La mejor manera de encontrar una solución efectiva para los problemas es partiendo de una actitud basada en tomar estas situaciones como un aprendizaje. Las soluciones deben tomarse de forma consensuada.

5. Seguimiento

Hacer un adecuado seguimiento es imprescindible. Esta función puede ser delegada a algún otro miembro del equipo. En el acta que se enviará se debe contemplar y anotar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados, etc. Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a una siguiente reunión.

 

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